2年間の宥恕期間が終わり、2024年1月1日から電子帳簿保存法の改正内容について対応する必要があります。
今回の電子帳簿保存法の改正は次の3つになります。
（１）電子帳簿等
（２）スキャナ保存
（３）電子取引
(１)はパソコン等で作成した帳簿などの書類を電子で保存する、(２)は紙で受け取ったレシートなどの書類を電子で保存する、(３)はメールなどの電子でやりとりした取引データを電子で保存するといった内容となります。
(１)と(２)の対応に関して任意となります。今まで紙保存であったものを条件を満たせば電子で保存してもいいよという内容です。任意規定なので今までどおり紙保存でも構いません。
今回は(３)について取り上げます。(３)は原則的に電子保存が必須となります。
電子取引データの保存
2024年1月以降は、電子データで受け取ったもの、また送ったものは電子データでの保存が必要となります。その保存方法に関して、①改ざん防止の対策がされているか、②ディスプレイやプリンタ等が備え付けられているか、③一定の条件のもと検索することができるかといったことが求められます。
まず、①の改ざん防止のための対策ですがいくつか方法がありますが、その中で最も対応しやすいのは、事務処理規定を作成しそれを守るというものです。規定を作成するといってもそんなに難しく考える必要はなく、国税庁のHPに雛形がありますので、そちらをダウンロードして、自社の内容に合わせて加工すれば大丈夫です。
②に関してはディスプレイとプリンター等を準備しておき、保存したデータを出力できれば大丈夫です。
問題は③です。検索できるように保存しておかなければなりません。具体的には「日付」「取引先」「金額」で検索できるようにしておく必要があります。特に専用のシステムを導入しなくても、国税庁のHPに簡易な方法が紹介されていています。ファイル名を先ほどの３つの情報を組み合わせて保存しておくか、エクセルの検索機能を使って表形式で管理するといった方法があります。こちらも国税庁HPに具体例がありますので、自社に合ったやり方を採用すれば良いです。
検索保存に関しては、電子データが膨大になってくるとかなりの事務負担となります。そこで特例が設けられています。それは「2年前（2期前）の売上高が5,000万円以下の事業者に該当する」もしくは「電子データをプリントアウトした書面を、日付及び取引先ごとに整理された状態で、提示または提出することができるようにしている」のいずれかに該当すると、データ保存は必要ではあるが、検索機能までは求められません。
猶予措置に関して
原則の取り扱いは上記に見てきたような内容なのですが、猶予措置が設けられています。
上記の電子取引の保存方法について対応できなかったことにつき相当の理由がある場合は、「電子データをプリントアウトして、税務調査などのときに提示または提出できる」かつ「電子データのダウンロードの求めがあった場合に求めに応じることができる」を対応できていれば猶予措置の適用をうけることができます。
ここでいう相当な理由とは、特段の事情でシステム整備に間に合わないなど、原則的なルールを実施するための環境が整っていない事情がある場合が該当します。
まとめ
2年前（2期前）の売上高が5,000万円以下の事業者は上記の①②の対応をしておき、③に関しては検索機能までは大変という場合は、とりあえずデータ保存をしておき、いつでも提示または提出できるようにしておくというのが良いと思います。これだと紙で保存する必要がありませんので（しても構いません）。
それ以外の事業者は原則的な対応ができない相当な理由がある場合は、紙でプリントアウトし、それをいつでも提示または提出できるように保存しておくかつデータ保存もしておくといった対応になるかと思います。
どちらにしても電子データの保存は必須となっています。
2024年1月1日からの適用となりますので忘れないように対応していきましょう。
※こちらは電子取引対応のフローチャートとなります。（国税庁パンフレットより）
