紙のデータ化はScanSnapCloudを使っています

わたしは紙のデータ化を進めています。本の自炊したり、受け取った書類など少し意識的に紙からデータにしています。

わたしは紙をスキャンしてPDFにしているのですが、スキャンにはScanSnap iX500という機器を使っています。

また最近はScanSnapCloudという機能を使ってPDFにしたものをオンラインストレージのGoogleDriveに直接保存しています。

今日はこのScanSnapCloudを使ったわたしの紙のデータ化についてご紹介します。

紙のデータ化についてはこちらの記事にも書いています。

わたしがスキャンに使っているScanSnap iX500はこちらです。

値段は現在Amazonの公式サイトで38,050円です。

本の自炊をしたくて1年半前に買いました。

このScanSnap iX500は原稿台にデータ化したい書類をセットしてボタンを押すと、読み取りを開始します。

またScanSnap iX500にはScanSnapCloudという機能があります。クラウドに直接保存するサービスです。

このScanSnapCloudを使うまでは、PDFにしたものを一旦パソコンに取り込んでから、GoogleDriveに保存してました。

例えば本の自炊の場合は、

①本の裁断→②ScanSnap iX500でスキャン→③パソコンに保存→④GoogleDriveに保存→⑤パソコンに保存したデータを消去

といった流れでデータ化していました。

ScanSnapCloudを使ってからは、

①本の裁断→②ScanSnap iX500でスキャン→③ScanSnapCloudに保存→③GoogleDriveに保存

という流れですが、③と④は連動するように設定していますので、実際には、

①本の裁断→②ScanSnap iX500でスキャン→③GoogleDriveに保存

といった感じです。

パソコンに保存しなくなり、スキャンするだけで自動でGoogleドライブに保存されるので、かなり楽になりました。

このScanSnapCloudは、レシート、名刺、文書、写真という4つのカテゴリーに分けてDropboxや、Evernoteなどのオンラインストレージに指定保存できます。たとえば、名刺はEvernote、文書はDropboxに保存ということができます。

私は、ほとんど本か書類しかスキャンしないですし、それぞれ区分して保存するのも管理上面倒くさいので、全てGoogleDriveに保存しています。

いくつかあるオンラインストレージの中でGoogleDriveにしているのは、他のオンラインストレージより無料で保存できる容量が大きいからです。GoogleDriveは15GBまで無料で保存できます。

わたしの紙のデータ化は大きく本の自炊とその他の書類の２つあります

本の自炊については、裁断が最も大変です。裁断さえ終われば、あとはScanSnap iX500で読み取るだけなのですが、一度にセットできる枚数が限られています。

ScanSnap iX500はセットした単位で１つのPDFファイルとなるので、200ページほどの本１冊を１つのPDFファイルにするためには、スキャンした複数のPDFファイルをあとで一元化するか、ScanSnap iX500の読み取り時にセットした枚数がなくならないように追加で補充していくかです。

わたしは原始的ですが、後者の方法をとっています。読み取り時は追加補充するために常に張り付いていないとダメですが、読み取りが終わるとすべて完了するからです。（他に良い方法があれば教えてほしいのですが）

他の書類については、本と違って一度にセットする枚数は少ないので、ただScanSnap iX500にセットしてスキャンボタンを押すだけです。それでGoogleDriveに保存されます。

これはかなり便利です。念のため保管しておこうという書類はとりあえずスキャンしておけば手元の書類がたまることはありません。

また設定すれば、同時に両面スキャンできるようになっています。

今日はScanSnapCloudを使ったわたしの紙のデータ化についてご紹介しました。

本の自炊に関しては裁断しなくてはいけないので、相変わらず大変ではありますが、その他の書類に関しては本当に楽になりました。

おかげで部屋の置いている書類が減り快適です。